Hầu hết các trường hợp mâu thuẫn đều do chưa hiểu biết nhau. Do vậy rất cần đối thoại để có sự hiểu biết lẫn nhau. Thiếu đối thoại sẽ dẫn đến mâu thuẫn. Nếu chưa đủ thông tin mà đánh giá chủ quan vấn đề thì dễ phát sinh tranh cãi. Thông qua các cuộc đối thoại tại nơi làm việc, thông tin giao tiếp giữa các bên được tăng cường sẽ giúp các bên tìm ra giải pháp cho những vấn đề chung.

Lớp đào tạo về đối thoại và thương lượng tập thể cho cán bộ công đoàn

Mục tiêu của đối thoại tại nơi làm việc là nhằm trao đổi thông tin, thông báo kế hoạch, kết quả SXKD, nắm bắt nhu cầu, nguyện vọng của NLĐ, tuyên truyền luật pháp, chế độ chính sách mới; bởi vậy đối thoại tại nơi làm việc không chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu xem NLĐ hay đại diện NLĐ và NSDLĐ có giao tiếp với nhau hay không. Lợi ích lâu dài của việc duy trì tốt đối thoại tại nơi làm việc ở chỗ nó tác động đến mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp, từ chất lượng sản phẩm, năng suất lao động đến giảm tranh chấp, giảm tỷ lệ bỏ việc trong doanh nghiệp bởi tại các buổi đối thoại này, công đoàn và người SDLĐ có cơ hội tìm hiểu, thảo luận và giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài TƯLĐTT hay HĐLĐ.

Đối thoại định kỳ tại nơi làm việc tạo ra sự hài hoà những mong muốn của NLĐ, NSDLĐ đồng thời tạo ra sự minh bạch, giảm sự hiểu lầm và xây dựng lòng tin giữa NLĐ và NSDLĐ. Nếu doanh nghiệp tổ chức đối thoại tốt còn tạo động lực, khuyến khích NLĐ đem kiến thức của mình đóng góp cho nhà sản xuất, do đó làm tăng năng suất lao động và đem lại hiệu quả cao trong sản xuất, giúp NLĐ yên tâm làm việc và gắn bó với doanh nghiệp hơn bởi một khi người lao động cảm thấy được tôn trọng và họ biết rằng doanh nghiệp luôn quan tâm đến đời sống của họ thì họ sẽ có động lực lớn để làm việc và làm việc với năng suất cao hơn.

Để thực hiện đối thoại tại nơi làm việc tốt cần có sự nỗ lực và bình đẳng của cả công đoàn (CĐ), NSDLĐ và NLĐ.

1. Công thức cơ bản để thành công trong đối thoại tại nơi làm việc

- Thiện chí nhìn nhận các vấn đề có thể tồn tại trong doanh nghiệp.

- Mong muốn cải thiện tốt hơn.

- Cam kết dành thời gian và công sức để giải quyết.

- Kỳ vọng hợp lý (không đặt ra những mục tiêu quá cao).

Đối thoại tại nơi làm việc không thể giải quyết được tất cả các vấn đề bởi những vấn đề tồn tại lâu ngày thường không thể giải quyết được một cách dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên các cuộc đối thoại định kỳ là những diễn đàn để các bên có cơ hội cùng giải quyết vấn đề.

2. Thành phần tham dự các cuộc đối thoại

Tuỳ tính chất của cuộc đối thoại, số lượng thành viên đại diện cho mỗi bên có thể khác nhau. Tuy nhiên, mỗi bên cần có đại diện lãnh đạo của mình tham gia. Công đoàn và NSDLĐ nên có số thành viên đại diện bằng nhau.

Phía CĐ cần có đại diện BCHCĐ, tổ trưởng CĐ ở các tổ, bộ phận quan trọng của doanh nghiệp.

Phía doanh nghiệp cần có đại diện NSDLĐ, trưởng các dây chuyền sản xuất.

Ngoài ra có thể thêm các thành viên khác nếu cần. Sau đó, trong từng giai đoạn, các bên có thể cử các thành viên khác của mình luân phiên tham gia vào các cuộc đối thoại định kỳ. Như vậy, sẽ tạo điều kiện để nhiều thành viên có thể tham gia và có những đóng góp, sáng kiến mới để giải quyết các vấn đề. Bên cạnh đó cũng tạo ra cơ hội cho những người có nhiều bức xúc có cơ hội tham gia vào các cuộc đối thoại bởi nhiều khi chính những người trực tiếp này có thể đóng góp những phương án giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.

3. Công tác chuẩn bị đối thoại

a. Nội dung

- Tình hình SXKD của NSDLĐ.

- Việc thực hiện HĐLĐ, TƯLĐTT, nội quy, quy chế và cam kết, thoả thuận khác tại nơi làm việc.

- Điều kiện làm việc.

- Yêu cầu của NLĐ, tập thể lao động đối với NSDLĐ

- Những nội dung khác mà hai bên quan tâm.

b. Thu thập thông tin

Thu thập những thắc mắc, những vấn đề mà NLĐ quan tâm. Có hai cách thu thập:

- Thu thập trực tiếp: Thông qua phản ánh trực tiếp của NLĐ, các tổ công đoàn, công đoàn bộ phận.

- Thu thập gián tiếp: Thông qua thư từ, kiến nghị, khiếu nại của NLĐ.

Sau khi thu thập cần phân loại các ý kiến: Mỗi vấn đề, mỗi nội dung thường sẽ được nhiều người quan tâm và đặt những câu hỏi, phân loại các ý kiến nhằm tránh cuộc đối thoại bị trùng lặp hoặc các ý thảo luận không tuân theo trình tự lôgic.

c. Chuẩn bị nhân sự

Khi tiến hành tổ chức đối thoại, cần chuẩn bị tốt nhân sự tham gia vào việc tổ chức và tiến hành đối thoại. Có thể chuẩn bị theo các nhóm sau:

* Nhóm phụ trách nội dung:

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung cho đối thoại.

- Chuyển các ý kiến được tập hợp tới ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc các cá nhân có trách nhiệm trực tiếp hoặc liên quan để chuẩn bị các nội dung đối thoại.

* Nhóm phụ trách tổ chức:

- Chịu trách nhiệm phối hợp với chuyên môn đảm bảo điều kiện để tổ chức buổi đối thoại, cụ thể như:

+ Địa điểm và các trang thiết bị: Phòng họp, trang trí, âm thanh, ánh sáng.

+ Kết hợp cùng nhóm phụ trách nội dung chuẩn bị xây dựng chương trình, kịch bản điều hành chi tiết của buổi đối thoại.

+ Phân công người làm công tác tổ chức, dẫn chương trình, chủ trì buổi đối thoại, phụ trách phòng họp, âm thanh, ánh sáng, tập hợp câu hỏi của người tham dự, chuyển micro, lễ tân...

+ Kết hợp cùng nhóm phụ trách nội dung lập danh sách, mời đại biểu, khách mời và người đối thoại.

+ Căn cứ quy mô và nội dung cuộc đối thoại, trước khi tổ chức chương trình BCHCĐ cần thông báo, tuyên truyền rộng rãi về tinh thần của buổi đối thoại tới đông đảo NLĐ. Thông báo rõ về thời gian, địa điểm tổ chức, chủ đề đối thoại và cụ thể cả tên và vai trò, trách nhiệm của người đối thoại trong chương trình.

d. Chương trình một buổi đối thoại.

- Đón tiếp đại biểu, ổn định tổ chức (hoặc hình thức khác)

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, nội dung buổi đối thoại và nguyên tắc khi đối thoại.

- Mời đoàn chủ toạ lên chủ trì (Đại diện BCH CĐ và NSDLĐ) hoặc lần lượt mời từng đại biểu, khách mời lên tham gia đối thoại.

- Người đối thoại trả lời những thắc mắc, câu hỏi của NLĐ hoặc tập thể lao động (những vấn đề đã được chuyển đến trước và những câu hỏi trực tiếp tại cuộc đối thoại). Người đối thoại cần làm rõ 3 vấn đề sau:

+ Những vấn đề (kiến nghị) mà cá nhân hay hay tập thể NLĐ nêu ra đúng hay sai, hợp lý hay chưa (không) hợp lý?

+ Nguyên nhân sự việc.

+ Hướng giải quyết sự việc như thế nào, phương án nào là hợp lý nhất?

Người tổ chức đối thoại lên cảm ơn người đối thoại và tổng kết những vấn đề đã được giải quyết. Những vấn đề chưa thoả đáng đề nghị người đối thoại tiếp tục nghiên cứu và trả lời sau.

- Trong quá trình tiến hành đối thoại, vai trò người nói và người nghe trong mỗi người luôn có sự hoán đổi, một người tham dự có thể đặt câu hỏi nhưng cũng có thể là người trả lời những câu hỏi nếu có điều kiện.

e. Công việc sau đối thoại

- Lập biên bản cuộc đối thoại, biên bản cuộc đối thoại ghi rõ những nội dung đã thống nhất và các biện pháp tổ chức thực hiện; những nội dung chưa thống nhất và thời gian tiến hành đối thoại những nội dung chưa thống nhất hoặc mỗi bên tiến hành thủ tục giải quyết tranh chấp LĐ theo quy định của pháp luật LĐ.

- Trả lời bằng văn bản cho NLĐ, bộ phận nêu kiến nghị về nội dung đã được NSDLĐ ghi nhận, hứa trả lời sau khi đã kiểm tra, xác minh. Người SDLĐ có trách nhiệm niêm yết công khai biên bản cuộc đối thoại định kỳ tại nơi làm việc tại DN, phòng, ban, phân xưởng, tổ, đội sản xuất và đăng tải trên hệ thống truyền thanh, thông tin nội bộ hoặc trang thông tin điện tử của DN.

- Trình cơ quan cấp trên giải quyết các vấn đề vượt quá thẩm quyền đã được nêu ra và ghi nhận tại cuộc đối thoại; đề xuất, kiến nghị với các cơ quan cấp trên về sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cơ chế chính sách cho phù hợp với thực tiễn.

- Chuyển bộ phận có thẩm quyền giải quyết đối với các kiến nghị thuộc trách nhiệm của bộ phận đó theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, đồng thời thông báo cho NLĐ, bộ phận nêu kiến nghị biết.

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, biện pháp sửa đổi, hoàn thiện hoặc ban hành các quy trình, thủ tục quản lý.