Trải qua một thời gian xây dựng dưới sự hợp tác giữa Tổng Liên đoàn, Công ty CMC soft và VNPT, phần mềm quản lý đoàn viên công đoàn đã được hình thành và ngày càng được hoàn thiện. Đây là phần mềm quản lý đoàn viên (QLĐV) công đoàn tại các đơn vị theo hệ thống 4 cấp từ Tổng Liên đoàn đến LĐLĐ tỉnh, thành/Công đoàn ngành TƯ, LĐLĐ cấp quận, huyện đến CĐCS. Do vậy, ngay từ đầu, khi xây dựng và triển khai phần mềm đến các đơn vị cấp tỉnh, thành, Tổng Liên đoàn đã chỉ định Ban Tổ chức Tổng Liên đoàn trực tiếp đảm nhiệm, theo dõi và tập huấn cho cán bộ công đoàn trực tiếp làm công tác tổ chức cán bộ từng đơn vị nhằm đảm bảo triển khai có hiệu quả đến đúng đối tượng để những cán bộ này sau khi được tập huấn sẽ là lực lượng nòng cốt triển khai tiếp đến các đơn vị trực thuộc.
Đồng chí Vũ Xuân Thủy - Chủ tịch Công đoàn Ngành khai mạc lớp tập huấn
Trước những yêu cầu đó, Ban Thường vụ Công đoàn Nông nghiệp và PTNT Việt Nam xây dựng kế hoạch số 102/KH-CĐN ngày 10/5/2017, Kế hoạch số 42/KH-CĐN ngày 31/01/2019 và Công văn số 61/CĐN-ToC v/v triển khai đổi mới thẻ đoàn viên công đoàn, trong đó giao cho Ban Tổ chức trực tiếp triển khai các bước theo lộ trình để xây dựng dữ liệu đoàn viên trong phần mềm bao gồm tổ chức 6 lớp tập huấn thực hành phần mềm QLĐV công đoàn cho cán bộ công đoàn các cấp trong ngành, chia làm 2 loại hình và 2 khu vực. Khu vực miền Nam tổ chức tại Trường Trung cấp Thủy sản (thành phố Hồ Chí Minh) gồm 2 lớp cho 85 cán bộ công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở và cơ sở từ Đà Nẵng trở vào, trong 3 ngày từ 28-30/5/2019. Khu vực miền Bắc tổ chức tại Trường Cán bộ quản lý Nông nghiệp và PTNT 1 (thành phố Hà Nội) gồm 4 lớp cho trên 120 cán bộ công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở và cơ sở từ Thừa Thiên Huế trở ra, trong 5 ngày từ ngày 18-22/6/2019. Đây là 2 địa điểm đáp ứng được yêu cầu của lớp tập huấn về phòng máy tính, đường truyền internet tốc độ cao,… đảm bảo cho các đại biểu thực hành phần mềm trên máy tính trực tiếp qua đường mạng internet.
Chương trình tập huấn được xây dựng theo kết cấu bài giảng, có sự khác nhau giữa cấp trên trực tiếp cơ sở và cấp cơ sở, do vậy dung lượng bài giảng khác nhau. Đối với CĐ cấp trên trực tiếp cơ sở, ngoài phần giới thiệu các tính năng và nguyên tắc hoạt động của phần mềm, phần thực hành trải qua 10 bài tập bắt buộc, nhiều hơn 4 bài tập so với cấp cơ sở. Có sự khác nhau như vậy là bởi mỗi cấp công đoàn được Tổng Liên đoàn phân cấp, phân quyền khác nhau. Cấp trên trực tiếp cơ sở trở lên có 2 nhóm quyền là Quyền yêu cầu và Quyền phê duyệt, trong khi cấp cơ sở chỉ có 1 nhóm quyền duy nhất là Quyền yêu cầu. Riêng cấp Công đoàn ngành trung ương có thêm quyền Reset tài khoản (Đặt lại tài khoản) cho các đơn vị trực thuộc. Tổng Liên đoàn LĐVN là đơn vị cấp 1 duy nhất có đủ 3 nhóm quyền trong phần mềm: Quyền quản trị, Quyền phê duyệt, và Quyền yêu cầu.
Lớp tập huấn phần mềm áp dụng phương pháp học tập tích cực, có sự trao đổi liên tục giữa giảng viên và học viên, giảng viên đóng vai trò hướng dẫn, giải đáp các câu hỏi còn học viên có nhiệm vụ thực hành. Giảng viên sẵn sàng dừng bài giảng ngay khi học viên có câu hỏi và chỉ tiếp tục giảng tiếp khi mọi câu hỏi của học viên về cùng 1 nội dung đã được giải đáp. Nhờ đó, từng vấn đề đều được sáng tỏ, không có học viên nào không hiểu hoặc bị bỏ lại phía sau tập thể khi chuyển sang nội dung bài giảng mới. Phương pháp tập huấn tích cực này có ý nghĩa giống như tên của nó: tích cực giải quyết vấn đề, tích cực trao đổi đa chiều giữa giảng viên và học viên, giữa học viên với nhau, không có tình trạng thao thao bất tuyệt hết bài giảng mới hỏi học viên có câu hỏi gì không? Phương pháp tích cực giúp tiết kiệm thời gian giảng bài và tăng hiệu quả do không phải mất thời gian giở tài liệu quay lại xem xét vấn đề đã nói qua hay cả học viên và giảng viên không phải tư duy ngược khi vấn đề đó đã được giải đáp, thực hành mẫu ngay tại thời điểm đang thảo luận.
Các đại biểu công đoàn cấp trên cơ sở tại lớp tập huấn khu vực miền Bắc
Kết quả, 18 công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở và 87/100 CĐCS tham dự đầy đủ các lớp tập huấn phần mềm. Các đơn vị cử cán bộ đúng thành phần, đúng yêu cầu về trình độ tin học để đảm bảo sau tập huấn có thể triển khai ngay. Sau mỗi lớp tập huấn kết thúc, đại biểu phải đảm bảo nắm vững các thao tác thực hành sử dụng phần mềm, biết tạo mới từng đoàn viên và tạo mới danh sách đoàn viên, biết điều chỉnh, bổ sung thông tin đoàn viên khi có thay đổi, biết sử dụng các chức năng khai báo, báo cáo, điều chuyển sinh hoạt công đoàn hoặc chuyển trạng thái hoạt động của đoàn viên theo đúng thực tế. Trong đó, thao tác tạo mới danh sách đoàn viên từ file là phức tạp hơn cả bởi đòi hỏi cán bộ công đoàn phải thực hiện đúng quy định, đúng định dạng như phần mềm yêu cầu. Đây cũng là lỗi cơ bản mà nhiều đơn vị mắc phải khi Công đoàn ngành gửi file mẫu cho các đơn vị chuẩn bị dữ liệu trước khi tham gia tập huấn. Nếu tuân thủ đúng các bước theo đúng quy định về định dạng thì việc tải dữ liệu đoàn viên từ file sẽ không còn khó nữa. Một số đơn vị đã có thể tải thành công dữ liệu lên phần mềm nhờ thực hiện đúng quy trình và giữ nguyên định dạng của dữ liệu như: CĐ Tổng công ty Lương thực miền Nam, CĐ Tổng công ty Cà phê Việt Nam, CĐ Tổng công ty Mía đường II, Công đoàn Công ty CP Kỹ nghệ lạnh, CĐ Công ty CP Tư vấn Biển Việt, CĐ Ban Quản lý Đầu tư và XDTL 8, v.v... Một số đơn vị tích cực triển khai ngay sau tập huấn như: CĐ Dâu tằm tơ Việt Nam; CĐ Ban Quản lý 6, 7, 10; CĐ Trường Cao đẳng Cơ điện và Nông nghiệp Nam Bộ, CĐ Công ty CP Văn phòng Tập đoàn Muối miền Nam, CĐ Công ty CP Đồ hộp Hạ Long, v.v…
Sau tập huấn, các đơn vị chưa hoàn thiện dữ liệu đoàn viên hoặc dữ liệu chưa chuẩn so với quy định cần tiếp tục hoàn thiện, chỉnh sửa để đề nghị Công đoàn ngành cấp tài khoản mới trong phần mềm quản lý đoàn viên chính thức và đăng nhập dữ liệu đoàn viên của đơn vị mình. Các đơn vị vắng mặt tại các lớp tập huấn trên có nhiệm vụ sắp xếp thời gian để Ban Tổ chức Công đoàn ngành hướng dẫn theo quy định nhằm đảm bảo một số ít đơn vị không dự tập huấn sẽ không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của Công đoàn ngành trong triển khai phần mềm quản lý đoàn viên.
Sau quá trình triển khai phần mềm quản lý đoàn viên từ Công đoàn ngành đến các đơn vị trực thuộc, có thể thấy việc hoàn thiện dữ liệu đoàn viên công đoàn là công việc gian nan, tốn nhiều công sức và thời gian của Công đoàn ngành, các đơn vị trực thuộc và các cán bộ công đoàn được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý phần mềm này. Có thể ví công việc này như việc Công đoàn ngành phải tiến hành xây dựng một tòa nhà đầy đủ công năng và chi tiết từ một mảnh đất trống hoàn toàn, sau đó phân chia ra nhiều tầng, nhiều phòng và mỗi tầng, mỗi phòng đó lắp một ổ khóa có mật khẩu riêng để người sử dụng có thể mở ra làm việc và cập nhật tình hình của tầng, phòng đó. Mỗi tầng, mỗi phòng đó sẽ được điều hành, quản lý theo quy định chung trong đó mỗi thành viên trong mỗi phòng/tầng đó được khai báo dữ liệu, được cấp mã riêng và được cập nhật thông tin thường xuyên khi có thay đổi. Có thể thấy, tòa nhà đó do Công đoàn ngành dựng lên có vững mạnh và phát triển, mở rộng được hay không là nhờ vai trò rất quan trọng của các tầng, phòng trong đó, đặc biệt là các phòng, chính là CĐCS. Khởi đầu luôn là công việc vất vả tốn về công sức và thời gian của tất cả bởi gây dựng dữ liệu phần mềm với xuất phát điểm chưa có gì nhưng nếu đã có quyết tâm từ các cấp công đoàn thì trở ngại ban đầu này sẽ được vượt qua. Khi các đơn vị hoàn thành công tác cập nhật dữ liệu vào phần mềm, công tác quản lý đoàn viên và báo cáo phát triển đoàn viên sẽ trở nên nhanh gọn, chính xác và tiện lợi. Các đơn vị không cần mất thời gian báo cáo bằng văn bản lên cấp trên về đoàn viên nữa mà công đoàn cấp trên có thể thông qua phần mềm trích xuất dữ liệu đoàn viên theo tiêu chí cần tìm để nắm thông tin. Nhiệm vụ của các đơn vị, nhất là CĐCS, là thường xuyên cập nhật thông tin đoàn viên (nếu có) về chuyển đến, chuyển đi, khai tăng, báo giảm, chuyển tình trạng sinh hoạt, v.v.. trong phần mềm sẽ giúp CĐ cấp trên có số liệu đoàn viên chính xác và cập nhật. Từ đó, Tổng Liên đoàn và Công đoàn ngành/tỉnh, thành sẽ có những định hướng và chính sách phúc lợi đoàn viên tốt hơn nữa cho đoàn viên công đoàn trên cả nước và trong ngành. Thông qua thẻ đoàn viên mới được in và cấp đến từng đoàn viên trên cơ sở dữ liệu đoàn viên trong phần mềm, đoàn viên công đoàn sẽ được chăm lo, đảm bảo phúc lợi hơn đoàn viên không có thẻ hoặc lao động thông thường thông qua các chương trình giảm giá, tích điểm thưởng,v.v… mà Tổng Liên đoàn và Công đoàn ngành đã ký thỏa thuận với các đơn vị cung cấp dịch vụ, sản phẩm, ví dụ như giảm 5-20% giá phòng nghỉ tại các nhà khách, khách sạn trong hệ thống công đoàn, giảm 5% giá xăng bán lẻ tại các trạm xăng của Petrolimex, giảm giá sản phẩm khi mua tại các cửa hàng của Tổng công ty Lương thực miền Bắc, v.v…
Hy vọng rằng, thông qua phần mềm quản lý đoàn viên, hoạt động công đoàn trên cả nước và trong ngành nông nghiệp và PTNT ngày càng phát triển vững mạnh, công tác quản lý đoàn viên ngày càng khoa học, chính xác, hiệu quả; các chương trình phúc lợi đoàn viên sẽ được triển khai rộng khắp và đến tận tay từng đoàn viên.